El 80/20 de Pareto. Un principio para mejorar lo que hago

El principio que vamos a ver hoy es simple, bonito y barato. Está al alcance de todo el mundo. En esta oportunidad se trata del principio de Pareto, el 80/20.

¿Quién fue Vilfredo Pareto? (1848-1923). Fue un economista italiano, filósofo y empresario, que creó una fórmula matemática para describir la distribución desigual de la riqueza. En un documento escrito en 1906, observó que aproximadamente el 20% de la población italiana poseía el 80% de la riqueza.

El principio de Pareto o regla 80/20, se hizo conocido en Estados Unidos gracias al Dr. Joseph Juran durante los años 30 y 40. Dicho doctor reconoció un principio universal que llamó «los pocos vitales y los muchos útiles»; mostrando que generalmente el 80% de los resultados lo producen el 20% de las acciones.

Ahora bien, ¿de qué puede ser útil conocer el 80/20 cuando tomamos decisiones? Uno de los primeros problemas que surgen es el tiempo que lleva tomar decisiones en detrimento del tiempo que tenemos. El tiempo que le dedicamos a cualquier actividad tendría que estar supeditado a este 80/20.

La ejecución del 80/20 es simple:

1. Defino: qué es lo que quiero medir: dia de trabajo, dia de estudio y/o ventas.
2. Unidad de medida: de acuerdo a que quiero medir será la unidad de medida: si es un dia de trabajo, o estudio lo ideal es horas. Si se trata por ejemplo de las ventas, lo ideal es tomar un mes de ventas o una semana y ver cuál fue su composición,
según tipo de artículo vendido o producto según como lo tengo catalogado.
3. Tiempo: contar cuanto tiempo me toma hacer cada cosa. Por ejemplo si tengo una jornada de trabajo de 6 horas, ver cuanto que lleva hacer cada cosa y ver cuánto contribuye lo que hice a lograr mi objetivo. Si pasó la primera hora ordenando mi lugar de trabajo y luego son 5 horas de trabajo donde la que más me rindieron fueron las primeras 2, quizás me convenga hacer 2 bloques de trabajo de 2 horas con media hora de recreo genuino, que ya me tomo de todas maneras. En el caso de que se quiera medir que es lo que se vende, lo ideal es ir contando del total vendido como se compone en cantidad de productos. Por ejemplo
$20000 de la cafetería, son $5000 cafetería propiamente dicha (500 cafés) y $15000 (500 colaciones) pastelería. Estos son ingresos netos de los costos. En caso de ventas lo ideal es hacer este análisis con los costos variables ya compensados.
4. Resultados: una vez definido lo que se quiere medir, y como se va a realizar la medición, lo que sigue es tener los resultados y con esos resultados puedo ver qué actividad que realizo, o qué artículo o producto son mi 80 % de los resultados que están en el 20 % de mis acciones. Normalmente los resultados rondan que 80 % de los ingresos que tengo se corresponden con el 20 % de mis clientes. Imagínense si me enfoco en aquello que me brinda valor. Y en el caso de tiempo de trabajo o estudio me dedico a aquello que me rinde y que justifica dedicar el tiempo sin culpas.

Por las dudas dejo un ejemplo; un caso que vi hace poco tiempo, se trataba de una cafetería, cuando se pusieron a ver cuál era la composición de sus ventas.

Tomaron el total mensual de ventas, le quitaron los costos y con eso fueron separando por tipo de servicio:

1) Cafetería
2) Pastelería

Luego de ver qué se iba a medir (cafetería y pastelería) se calculó cuanto era el ingreso neto de cada servicio, y una vez obtenido eso se procedió a analizar los resultados en el mes.

Se dieron cuenta de que el 80 % de sus ingresos estaba representado en masas, facturas y tortas. Que si bien tenían venta de café, este no era su ingreso fundamental y esto les permitió poder tener una gama más amplia de tortas, facturas para acompañar una cafetería simple. Y dejaron de destinar recursos a la compra de cafés especiales y tés tipo blend que no eran su fuerte. Este cambio en su estrategia les sirvió para especializarce en lo que su cliente quería y era su principal fuente de ingresos.

Así se puede ver el principio de Pareto en cualquier negocio, costo o análisis de rendimiento que se quiera hacer.

Principios como éstos son simples de aplicar y su implementación puede ser una gran cambio en la forma de hacer negocios, pues ya trabajamos para ver cómo se compone el fenómeno que nos interesa ver y lo separamos en sus componentes, visto así cualquier problema es solucionable y accesible.

Les dejo apps que pueden ayudar a lograr el 20/80. Lo que no se mide no se controla: para tomar nota de qué hacen, Evernote, para tomar el tiempo de lo que hacen, Touch Time. Y los invito a explorar en la web opciones personalizadas para Uds.

Lic. en Administración Lidia Saucedo
saucedolidia@yahoo.com.ar